ProCoReX® Europe GmbH - Ablauf & Prozess IT-Entsorgung
Schritt für Schritt: Von der Anfrage bis zum Vernichtungszertifikat
Wer IT-Systeme außer Betrieb nimmt, braucht einen klaren, dokumentierten Ablauf, der Datensicherheit, Compliance und Umweltschutz zuverlässig abbildet. ProCoReX Europe GmbH arbeitet mit einem strukturierten Prozess – von der ersten Anfrage über die sichere Abholung und High-Security-Logistik bis hin zur zertifizierten Vernichtung und dem Recycling der IT-Geräte. Jeder Schritt folgt definierten Standards, ist nachvollziehbar dokumentiert und lässt sich in Audits und Prüfungen belegen.
Ihre Vorteile mit einem klar definierten Ablauf
Transparente Prozesse statt Einzelfalllösungen
Planbare Projekte statt spontaner Aktionen
Durch den festgelegten Ablauf lassen sich IT-Entsorgungen gezielt planen – etwa bei Rollouts, Rechenzentrumsumbauten oder Standortschließungen. Verantwortlichkeiten, Termine und Sicherheitsstufen stehen im Vorfeld fest, wodurch interne Abstimmung und Umsetzung deutlich einfacher werden.
Durchgängige Sicherheitskette
Datenträger und IT-Geräte sind zu jedem Zeitpunkt eingebettet in ein Schutzkonzept: Abholung, Transport, Vernichtung und Entsorgung greifen nahtlos ineinander. So entstehen keine unklaren Zwischenräume, in denen Datenverlust oder Zugriff durch Unbefugte droht.
Lückenlose Dokumentation
Protokolle, Seriennummernlisten, Übergabedokumente und Vernichtungszertifikate bilden gemeinsam die „Chain of Custody“. Sie zeigen, wie Geräte und Datenträger von der Übernahme bis zur endgültigen Behandlung geführt wurden.
Kombination aus Sicherheit und Nachhaltigkeit
Während Datenträger nach ISO/IEC 21964 zerstört werden, gelangen übrige Komponenten in geprüfte Recyclingprozesse. Datensicherheit und Umweltschutz werden damit im gleichen Prozess berücksichtigt.
18
+Erfahrung
Mehr als 18 Jahre Erfahrung in der sicheren IT‑Entsorgung und Datenträgervernichtung für Unternehmen, Behörden und Organisationen.
7
Länder Service
Service in Deutschland, Österreich, Dänemark, Frankreich, den Niederlanden, Belgien und Luxemburg mit einheitlichen Sicherheitsstandards.
2.000
+Bäume
Durch Aufforstungsprojekte mit unserem Klimaschutzpartner werden kontinuierlich neue Bäume gepflanzt und CO₂-Emissionen ausgeglichen.
100
%Sicherheit
DEKRA-zertifizierte Datenvernichtung nach ISO/IEC 21964, Schutzklasse 3 – DSGVO- und NIS2-konform mit rechtsgültigen Vernichtungszertifikaten.
Wir verbinden Sicherheit mit Nachhaltigkeit. Das ist unser Anspruch – heute und in Zukunft.
Jan Aleksander Jakubowski Gründer
Bei uns steht Datenschutz im Vordergrund, und nicht nur die reine Entsorgung.
Jan Aleksander Jakubowski Geschäftsführer
Ablauf der IT Entsorgung nach Ihrem Bedarf
Unsere Schutzklassen für den sicheren Ablauf Ihrer IT Entsorgung
Schutzklasse
3
- Sehr hoher Schutzbedarf
- Für besonders geheime und hochsensible Daten, bei denen ein Missbrauch die Existenz des Unternehmens oder die Sicherheit von Personen gefährden kann.
- Zielgruppe: Banken, Behörden, Versicherungen, Krankenhäuser, Labore, Energieversorger, Polizei, Justiz, staatliche Institutionen, Militär, Industrieunternehmen, Pharma-unternehmen, Telekommunikation, Betreiber kritischer Infrastrukturen, Rechenzentren.
Schutzklasse
2
- Hoher Schutzbedarf
- Für vertrauliche Daten und personenbezogene Informationen, bei denen ein Verlust oder eine Weitergabe zu gesetzlichen Folgen (DSGVO) oder spürbarem Reputationsschaden führen kann.
- Zielgruppe: Mittelständische und große Unternehmen, IT-Systemhäuser, IT-Service, Agenturen, Steuerberater, Rechtsanwaltskanzleien, Bildungs-einrichtungen, Logistikunternehmen, Gesundheitsdienstleister, Immobilien-unternehmen, E-Commerce.
Schutzklasse
1
- Normaler Schutzbedarf
- Für interne Daten, deren Offenlegung nur geringe Auswirkungen hat. Beispiele: interne Memos, Entwürfe, allgemeine Informationen ohne Personenbezug.
- Zielgruppe: Kleinunternehmen, interne Verwaltung, Einzelhandel, Handwerksbetriebe, Dienstleister, die keine personenbezogenen Daten speichern oder nur in sehr geringem Umfang mit sensiblen Informationen arbeiten und daher nur eine einfache Datenvernichtung benötigen.
Wie sieht der Prozess in der Praxis aus?
So arbeitet ProCoReX bei IT-Entsorgung und Datenträgervernichtung
Alle Abläufe orientieren sich an gesetzlichen Vorgaben und Normen – insbesondere DSGVO, BDSG, ISO/IEC 21964 und NIS2.
Jeder Schritt – von der ersten Anfrage bis zum Zertifikat – ist beschrieben, standardisiert und dokumentierbar.
Der Prozess lässt sich an unterschiedliche Schutzbedarfe, Standorte und Mengen flexibel anpassen.
Die tägliche Arbeit von ProCoReX Europe GmbH basiert auf einem klaren Ablaufmodell, das sich in vielen Projekten bewährt hat. Es verbindet rechtliche Anforderungen mit praktischer Umsetzbarkeit und schafft für Kundinnen und Kunden Sicherheit, Transparenz und Planbarkeit. Gleichzeitig bleibt Raum für individuelle Anpassungen – etwa bei besonderen Sicherheitsanforderungen, komplexen Standortstrukturen oder branchenspezifischen Vorgaben.
Der Prozess im Detail
In sechs Schritten zur zertifizierten Vernichtung und IT-Entsorgung
Klare Schritte vom Erstkontakt bis zum Abschlussdokument minimieren Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen.
Sicherheitsmaßnahmen, Schutzklassen und Transportoptionen werden gemeinsam im Vorfeld festgelegt.
Am Ende steht ein vollständiges Dokumentationspaket, das in Audits und Prüfungen genutzt werden kann.
So wird aus der Entsorgung ausgedienter IT‑Systeme ein transparenter, rechtssicherer und zugleich nachhaltiger Prozess, der Ihre Sicherheits‑, Compliance‑ und Umweltziele konsequent unterstützt. Der standardisierte Ablauf ermöglicht gleichzeitig, Projekte unterschiedlicher Größe effizient und wiederholbar umzusetzen.
Die sechs Phasen im Überblick
Vom Erstgespräch bis zur vollständigen Dokumentation
Von einzelnen Geräten bis zu kompletten IT‑Beständen: ProCoReX Europe GmbH entsorgt Computer, Notebooks, Smartphones und Datenträger aller Art sicher, zertifiziert und umweltfreundlich – mit dokumentierter Vernichtung sensibler Daten.
1. Anfrage und Beratung
Jedes Projekt durchläuft dieselben Kernschritte – angepasst an Ihre Mengen, Standorte und Schutzanforderungen. So wissen alle Beteiligten jederzeit, wo im Prozess sie sich befinden.
2. Planung & Vorbereitung
Nach Auftragserteilung werden Termine abgestimmt, Sicherheitsbehälter bestellt. Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Transportoptionen werden festgelegt. Bei Bedarf inklusive AV-Vertrag.
3. Abholung & Logistik
Geschulte Teams holen Ihre IT-Geräte und Datenträger protokolliert ab. Gesicherte Behälter und Transportfahrzeuge sorgen für einen lückenlosen Schutz auf dem Weg zur Vernichtungsanlage.
4. Zertifizierte Vernichtung
In der zertifizierten Anlage werden alle Datenträger nach ISO/IEC 21964 mechanisch zerstört. Die Partikelgröße entspricht der vereinbarten Sicherheitsstufe, um Datenreste unlesbar zu machen.
5. Umweltgerechtes Recycling
Nach der Datenvernichtung werden die verbleibenden Hardware-Komponenten über zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe recycelt. Wertstoffe werden zurückgewonnen, Schadstoffe fachgerecht behandelt.
6. Dokumentation & Zertifikat
Abschließend erhalten Sie ein rechtsverbindliches Vernichtungszertifikat sowie Protokolle, die jeden Schritt lückenlos belegen. Diese Unterlagen sind für Audits und Compliance-Nachweise geeignet.
Prozesse, die Prüfungen standhalten
Warum ProCoReX die sichere Wahl ist
Warum der strukturierte Ablauf von ProCoReX Ihre Organisation entlastet
Der klar definierte Ablauf der IT-Entsorgung und Datenträgervernichtung reduziert Unsicherheiten und vereinfacht interne Abstimmungen. ProCoReX Europe GmbH verbindet zertifizierte Vernichtung, sichere Logistik und umweltgerechte Entsorgung mit einer Dokumentation, die Prüfungen durch Datenschutzaufsicht, interne Revision oder externe Auditorinnen und Auditoren standhält. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: weniger Koordinationsaufwand, weniger Risiken – und zugleich mehr Nachvollziehbarkeit und Vertrauen in die eigenen Prozesse.
Fragen zu Sicherheit oder Zertifikaten? Schreiben Sie uns an.
Häufige Fragen zum Ablauf der zertifizierten Datenträgervernichtung
Die Dauer hängt von Umfang, Standortanzahl und Sicherheitsanforderungen ab. Kleinere Projekte lassen sich häufig innerhalb weniger Tage bis Wochen abwickeln, komplexe Vorhaben mit mehreren Standorten benötigen entsprechend mehr Vorlauf. ProCoReX erstellt für jedes Projekt einen Zeitplan, der sich an Ihren betrieblichen Abläufen orientiert.
Ja. Je nach Projekt lassen sich Abholungen in Etappen durchführen oder Datenträger zunächst in gesicherten Behältern zwischenlagern, bevor sie gesammelt vernichtet werden. Wichtig ist, dass alle Zwischenphasen durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen abgesichert und dokumentiert sind.
Bereits in der Planungsphase wird festgelegt, welche Datenarten vorliegen und welcher Schutzbedarf besteht. Daraus ergeben sich passende Schutzklassen und Sicherheitsstufen nach ISO/IEC 21964. Diese Vorgaben bestimmen, wie Datenträger erfasst, transportiert und vernichtet werden und in welche Unterlagen sie einfließen.
Auf Wunsch kann ProCoReX einzelne Prozessschritte – etwa die Vernichtung – zusätzlich per Foto- oder Videoaufnahmen dokumentieren. Diese Materialien dienen als ergänzender Nachweis, insbesondere bei sehr hohen Sicherheitsanforderungen oder in stark regulierten Branchen.
Viele Unternehmen verfügen bereits über eigene Lösch- oder Entsorgungsrichtlinien. ProCoReX prüft diese Vorgaben gemeinsam mit Ihnen und passt den Standardablauf entsprechend an – etwa durch besondere Freigabewege, zusätzliche Protokollierungspunkte oder spezifische Anforderungen an Transport und Vernichtung. So entsteht ein Prozess, der sowohl Ihre internen Richtlinien als auch externe Normen und Gesetze abdeckt.